Sms-berichten van premier Mark Rutte zijn jarenlang niet goed genoeg opgeslagen in archieven door zijn ministerie van Algemene Zaken. Zo oordeelt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in een kritisch rapport.
De berichten zijn wel volgens een ‘rijksbrede instructie’ gearchiveerd, maar niet altijd volgens de wet over de archivering van overheidsstukken (de archiefwet). De manier van bewaren leidde bovendien tot gegevensverlies.
De inspectie onderzocht de omgang met Ruttes chatberichten nadat in een rechtszaak over overheidsdocumenten in coronatijd aan het licht was gekomen dat de premier zelf volop sms’jes verwijderde. In een spoeddebat over die onthulling in mei zei Rutte nog “zowel aan de geest als aan de letter van de wet” te voldoen. “Ik voldoe ook helemaal aan de regeling over het bewaren van chatberichten”, luidde het.
De premier had in die tijd nog een simpele Nokia, en klaagde dat de telefoon langzaam en onoverzichtelijk werd als hij sms’jes erop liet staan. Rutte legde in een debat in de Kamer uit dat hij zelf sms’jes verwijderde en berichten doorstuurde of doorbelde naar ambtenaren als ze moesten worden opgeslagen. Veel partijen reageerden verontwaardigd op deze selectieve manier van archiveren. Rutte reageerde fel, en verdedigde zijn werkwijze.
Lees ookMocht wissen wel? Inspectie publiceert onderzoek naar sms-verkeer Rutte
Goede archivering is juist belangrijk voor verantwoording achteraf over bepaalde zaken en keuzes.
In haar rapport concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed dat Rutte ontvangen chatberichten (in zijn geval vooral sms’jes) “vrijwel altijd” doorstuurt naar een ambtenaar, verzonden chatberichten niet altijd. Bij de keuze welke sms-berichten vervolgens worden opgeslagen in het archief, handelden Rutte en zijn ambtenaren volgens de handleiding, “maar niet altijd via de archiefwet”. Dit kwam enerzijds doordat de premier niet alle sms-berichten doorstuurde, en anderzijds omdat zijn ambtenaren “een te strenge selectie” maakten.
Bij het doorsturen van chatberichten is niet meer te zien wanneer zo’n bericht is ontvangen. Soms worden screenshots opgeslagen, waarbij ook informatie verloren gaat. Ruttes ministerie heeft nog geen betere werkwijze, en zal volgens de Inspectie betere afspraken moeten maken. Hoe vaak chatberichten niet zijn opgeslagen, terwijl dat wel had gemoeten volgens de wet, kan de Inspectie niet nagaan. “Veel chatberichten zijn immers gewist.”
Lees ookVerdwenen sms'jes van Rutte niet meer te achterhalen
De problemen op het ministerie van Algemene Zaken op het gebied van archivering zijn breder, aldus de Inspectie. Het departement voldoet niet aan alle randvoorwaarden voor goede archivering. Twee belangrijke functies voor informatiehuishouding zijn niet gevuld. Willekeur dreigt bovendien omdat een “overkoepelende visie” ontbreekt.
Daarnaast moet er meer duidelijkheid komen over de regels rond archivering, vindt de Inspectie. Het kabinet moet de rijksbrede instructie aanpakken, en het moet duidelijker worden wat onder de archiefwet valt.
Het ministerie van Algemene Zaken gaat onderzoeken waar de instructie voor het bewaren van chatberichten moet worden aangepast. Dat heeft Rutte laten weten in een reactie op het onderzoek. In afwachting van dat onderzoek “worden de chatberichten van de andere leden van het kabinet bij hun ministeries eveneens bewaard ten behoeve van veiligstelling en archivering”.
Ruttes ministerie neemt de aanbevelingen van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed “geheel” over, schrijft de premier in een brief aan de Kamer. Een aantal aanbevelingen is al doorgevoerd “of is op dit moment in uitvoering”, andere adviezen worden binnenkort opgepakt.
Lees ookInspectie onderzoekt archivering ministerie van Rutte na verwijderde sms'jes
