Het voelt soms onmogelijk om alles voor elkaar te boksen in de drie, vier of vijf dagen die je werkweek telt. Hoe hou je alle ballen in de lucht én werk je aan je dromen en doelen?

Rick Pastoor, werkzaam bij Blendle, zag die struggle voortdurend om zich heen en schreef er een boek over. We bellen hem over zijn inzichten.

Hoe krijg ik op mijn werk meer gedaan in de tijd die ik heb? – Is dat de vraag waarmee mensen worstelen?
“Dat is het zeker. Maar het is eigenlijk nog fundamenteler: hoe blijf ik staande in de voortdurende stroom van afspraken, taken en e-mails? Een stroom die nooit stopt? En hoe zorg ik ervoor dat ik niet áltijd aan het werk hoef te zijn? Ik zie dat veel mensen in die molen zitten. Ze zijn aan het overleven. Ondertussen zijn ze ook onwijs gepassioneerd over hun werk – ze noemen het weleens hun vriendenclub of zelfs hun familie – maar dat werk staat dus ook altijd ‘aan’. Loskomen lukt niet. De stap om de balans te bewaken tussen je werk en alle andere dingen, is moeilijk.”

Dus schreef je een boek: GRIP, het geheim van slim werken.
“Als je vastzit in die molen, die maalstroom, heb je eigenlijk twee opties: je steekt je kop in het zand en beukt door, óf je kapt ermee en gooit het over een andere boeg. Te veel mensen besluiten maar gewoon hun werk voort te zetten. Terwijl het goed is om na te denken of het ook naast elkaar kan bestaan: je werk en de dingen die je daarnaast graag wil doen.”

Dat klinkt als een typische wens aan het begin van een nieuw jaar.
“Ja, maar bij goede voornemens is het echte enthousiasme na die eerste twee weken wel weer weg. De eerste voornemens zijn dan alweer gesneuveld. We hebben eigenlijk een betere en slimmere manier nodig om ons werk te doen. En dus ook een betere en meer structurele manier om dit nieuwe jaar aan te vliegen. In mijn boek raad ik aan om tijd vrij te maken en terug te kijken op wat je het afgelopen jaar gedaan hebt. Pak je agenda erbij en bekijk de foto’s op je telefoon: wat heb je allemaal gedaan en meegemaakt? Onvoorstelbaar veel. Ga daarna nadenken over wat je de komende drie maanden wil doen en voor elkaar wil krijgen. Het is veel behapbaarder om dit te bekijken voor drie maanden dan voor een heel jaar.”

Hangt niet alles samen met de intrinsieke motivatie, ‘ik wil het, dus ik ga het doen’?
“Voor een deel wel, maar het wordt veel eenvoudiger wanneer je je werkmethode aanpast. Neem je agenda. Ik leg altijd uit dat dit mijn absolute beginpunt voor iedere dag is, en me helpt mijn doelen te bereiken. Mensen zijn misschien geneigd om te zeggen: daar kom je met je agenda, die gebruik ik nu toch al? Maar je kunt er veel meer uithalen dan je denkt. Als je met jezelf de afspraak maakt om te doen wat er in die agenda staat, krijg je veel meer gedaan. Je ziet waar je de mist in gaat en waar je van je plannen afwijkt. Of het nu regent of dat ik geen zin heb: wat er in de agenda staat, dat doe ik. Niet alleen afspraken met anderen dus, maar ook met jezelf. Reserveer tijd voor de projecten waar je aan werkt. Uiteindelijk zorgt je vertrouwen in die agenda ervoor dat er geen onderhandelingen plaatsvinden in je hoofd.”

Zo’n agenda kan ook heel beklemmend gaan werken.
“Al je werk en bijbehorende stress verdwijnt niet als je ervoor wegloopt. Je werk zichtbaar maken helpt om te zien hoe vol het is. Ga hierover in gesprek met jezelf. Wat is echt belangrijk? Past het niet, dan past het niet. Je leert beter je grenzen bewaken en aan te geven als iets niet lukt. Zo hou je overzicht en houvast. Daarmee wordt ‘nee’ zeggen makkelijker en het gesprek daarover ook.”

Als je vier tips uit het boek haalt die helpen om grip te krijgen, wat kun je dan aanraden?
“Die agenda waar ik het al over had is echt een sleutel, ook wat betreft je goede voornemens. Schrijf ze op en werk eraan. Hoe beter je dat doet, hoe beter je ze kunt uitvoeren. Daarnaast is het goed om een wekelijkse review te doen. Een half uur per week neem je de tijd om te kijken hoe de achterliggende week was en wat je de komende week wil doen.”

“Ten derde is het verstandig om slim gebruik te maken van de mensen om je heen: het professionele aanmoedigen. Ik Skype een half uur per week met een goede vriend van me en daarbij zijn we allebei een kwartier aan het woord. Wat ging goed, wat ging minder? Wat waren onze doelen? Tot slot, en dat komt later in het boek ook aan bod, draait het om luisteren. Luister goed naar experts en mentoren op het gebied waarin je je wil verbeteren. Is er iemand tegen wie je opkijkt en jou verder kan helpen? Vraag diegene dan om tips om je doelen te behalen. Experts vinden het vaak leuk om hun kennis te delen.”

Lees ook
Waarom goede voornemens ook nuttig zijn als ze níet slagen

Je boek wordt goed gereviewd. Het slaat aan bij bekenden uit het bedrijfsleven. Dat moet voldoening geven.
“Het is altijd spannend hoe het ontvangen wordt. Ik wilde graag weten of mijn ideeën ook echt voor anderen werken. Daarom heb ik met een aantal meelezers enkele hoofdstukken en onderdelen getest. Daarna heb ik gekeken wie nu de mensen zijn die het echt druk hebben. Van hen wilde ik graag horen of het ook bij hen aansloeg. En dat was ook zo.”

Benieuwd naar het boek van Rick? LINDAnieuws mocht alvast een hoofdstuk voorpubliceren.