Stressvolle dagen

De strategieën zijn gebaseerd op eerder gepubliceerde onderzoeken en theorieën. Doe er je voordeel mee, nu we vol stress de donkere dagen ingaan – en één op de zes Nederlanders burn-outklachten heeft.

Strategie 2: Ruimte maken voor flow en rust in je leven

“Misschien herken je het wel. Het is ochtend, de wekker van je telefoon gaat, je zet ‘m uit en leest de binnengekomen appjes”, schrijft Pfauth. “Tijdens het ontbijt en de reis naar je werk blader je door de binnengekomen e-mails. Eenmaal aangekomen bij je bureau begin je met het wegwerken van mails. Dit wordt af en toe onderbroken door nieuwe berichten in het chatprogramma van je werk. Tijdens de lunch werk je appgroepen bij en de rest van de dag gaat op aan vergaderingen. Op weg naar huis en ’s avonds op de bank zie je de antwoorden op je eerdere mailtjes binnenstromen. De dag erna begint het opnieuw.”

Diep werk

“Veel mensen doen het zo. Uit een Brits onderzoek bleek dat 1920 van de 4000 geïnterviewden binnen vijftien minuten na het wakker worden op hun telefoon keek. Kenniswerkers besteden gemiddeld 60 procent van de werkweek aan ‘elektronische communicatie’, waarvan de helft e-mail. Met andere woorden: we houden elkaar continu bezig met een oneindige stroom berichten. Hoe maak je dan nog tijd voor… bakstenen? De computerwetenschapper Cal Newport wijdde in 2016 een boek aan deze ontwikkeling: Diep werk. Hij onderscheidt twee typen werk. Het eerste is ‘diep werk’. Dit type werk verricht je in opperste concentratie. Je benut je denkvermogen optimaal, waardoor je er veel van leert. Wat je creëert, is van grote waarde en moeilijk te repliceren. Zoals het schrijven van een ondernemingsplan, een rapport of een paper.”

Oppervlakkig werk

“En dan is er ‘oppervlakkig werk’. Dit werk vraagt weinig van je denkvermogen. Het zijn vaak klusjes van logistieke aard die je ook makkelijk kunt uitvoeren als je afgeleid bent. Zoals het wegwerken van e-mail of het bijwonen van vergaderingen. En nu komt het: volgens Newport wordt diep werk zeldzamer omdat oppervlakkig werk vrijwel al onze tijd in beslag neemt. En dat is zonde, want alleen tijdens diep werk komen we in een flow.”

Flow

“Flow is een mentale staat waarin we ons helemaal in een activiteit verliezen en waar we heel gelukkig van worden. Misschien herken je flow wel van gamen, sporten of muziek maken. Of die keer dat je uren achtereen in opperste concentratie aan een paper werkte. Als we zo gelukkig worden van flow, loont het er zo veel mogelijk ruimte voor te creëren. Dat kun je in je vrije tijd doen door activiteiten te zoeken die je uitdagen. Televisie doet dat bijvoorbeeld vrijwel niet. Dat medium is ontworpen om ons af te leiden. Maar spelen met je kind, een goed gesprek met dierbaren, sporten, muziek maken of schilderen zijn complexere activiteiten die zich wel lenen voor een flow. Ook op je werk kun je flow opzoeken. We zijn in staat om, verspreid over de dag, vier uur in opperste concentratie te werken. Maar hoe doe je dat? Ik doe hier drie aanbevelingen. Je hoeft ze niet allemaal op te volgen, kijk gewoon welke het beste bij jouw type werk of project passen en test die uit om te zien of je er een flow mee bereikt.”

1. Afleiding beperken

“Een grote bedreiging van flow is afleiding. Elke keer dat een nieuw bericht om je aandacht vraagt, verlies je je concentratie en moet je die weer opnieuw zien te vinden. Als je de tijd daarvoor überhaupt al krijgt. De belangrijkste stap om afleiding te beperken, is het uitzetten van zo veel mogelijk notificaties. Elke keer als er een nieuwe mail in de hoek van je scherm verschijnt of als je telefoon piept, kun je weer opnieuw beginnen met het vinden van je concentratie. Zet dus zo veel mogelijk van die meldingen uit en bepaal zelf wanneer je naar nieuwe berichten kijkt. Het komt in de meeste banen en studies maar zelden voor dat je een bericht ontvangt waar je direct naar moet kijken. Newport verwoordt het in Diep werk heel slim: neem geen pauzes van afleiding, maar van concentratie. En ja, het gaat vast weleens mis. Je beantwoordt misschien een mailtje te laat. Dat is niet erg. Bied je excuses aan en ga verder. Het levert je uiteindelijk meer concentratievermogen en voldoening op. Zoals de Amerikaanse auteur Tim Ferriss zegt: ‘Accepteer dat kleine dingen misgaan, zodat grote dingen mogelijk worden.’”

2. Uitstelgedrag aanpakken

“Dat je de ruimte hebt gecreëerd voor diep werk, betekent niet dat het werken automatisch soepel verloopt. E-mails wegwerken is een routineklusje, het schrijven van een complex plan kan uitgesteld worden. Je leest tóch weer het nieuws of ruimt je bureaulades op. Alles om maar niet aan die Grote Taak te hoeven beginnen. Eigenlijk is dat raar. Want oppervlakkig werk laat je aan het einde van de dag met een hol gevoel achter – ‘wat heb ik nou eigenlijk gedaan?’ – terwijl diep werk je een voldaan gevoel geeft. Het jammere is: uitstelgedrag volgt die logica niet.”

De Canadese professor Tim Pychyl doet al twintig jaar onderzoek naar uitstelgedrag. Hij ontdekte dat we uitstelgedrag vertonen om werk te vermijden dat ons een slecht gevoel geeft. Bijvoorbeeld omdat we niet geloven dat we iets kunnen: ‘Ik kan nu wel beginnen aan het schrijven van dat marketingplan, maar eigenlijk weet ik toch wel dat het slecht wordt.’ Om dat onprettige gevoel te vermijden, doen we iets anders, iets wat een tijdelijke oppepper geeft: ‘Zo, toch even lekker mijn bureau opgeruimd.’ Maar dat uitstelgedrag veroorzaakt weer meer schaamte en schuldgevoel: ‘Ik krijg nooit wat voor elkaar!’ Waardoor we nog verder verzanden in uitstelgedrag, enzovoorts.

Welke remedie stelt professor Pychyl voor? ‘Gewoon beginnen.’ Nadrukkelijk niet ‘gewoon doen’, want dat is volgens Pychyl te intimiderend en te vaag, maar: gewoon, een beginnetje maken. Het klinkt verdomd lullig. Ja, natuurlijk moet je gewoon beginnen. Bedankt zeg! Pychyl zegt dan: ‘Om de een of andere reden geloven volwassenen dat je een taak alleen kunt uitvoeren als je hoofd ernaar staat. Maar je hoofd staat er vrijwel nooit naar. Dus zeggen we altijd: ik ben niet in de stemming om te beginnen.’ Zo kun je jezelf jaren wijsmaken dat wanneer je ergens geen zin in hebt, je er maar beter niet aan kunt beginnen. Maar eigenlijk betekent dat gebrek aan zin dat je bang bent voor wat er op het spel staat. Omdat je aan jezelf twijfelt. Als je echt wat gedaan wilt krijgen, rest er niets dan de confrontatie met die vrees aan te gaan. Spreek jezelf daarom streng toe, zegt Pychyl: ‘Oké, ik erken dat ik er nu geen zin in heb, maar ik ga toch gewoon beginnen.’

Dus dat doe ik tegenwoordig. Ik zet door, hoe frustrerend soms ook. De eerste tien zinnen die ik voor dit stuk tikte, waren rampzalig, maar die baksteen bracht me wel op weg. Hoe kun je ervoor zorgen dat dat ‘gewoon beginnen’ makkelijker wordt? Daarvoor gebruik ik een truc uit The 4-Hour Workweek, een zelfhulpboek van Tim Ferriss. Ik pak een post-it, of een ander papiertje, en schrijf daar maximaal drie dingen op die ik die dag sowieso wil doen. Ik probeer me voor te stellen of ik aan het einde van de dag met een tevreden gevoel naar huis zou gaan als ik die punten heb afgevinkt. Dan slik ik een kikker door. ‘Als je ’s morgens een levende kikker doorslikt, weet je zeker dat je de rest van de dag niks ergers overkomt.’

De productiviteitsconsultant Brian Tracy wijdde met Eat That Frog! een heel boek aan dit gezegde en definieert de kikker als volgt (want ja, het is beeldspraak): ‘Je kikker is je grootste, belangrijkste taak, dat wat je – als je niet ingrijpt – hoogstwaarschijnlijk uitstelt. Tegelijkertijd is het ook de taak die de grootste positieve impact op je dag en je leven kan hebben.’ Inderdaad, het moeilijkste is al gebeurd! In de euforie daarvan werk ik resterende taken veel sneller weg. Door op deze manier de weg vrij te maken voor diep werk, raak ik de laatste tijd steeds vaker in een flow en haal ik voldoening uit mijn werk.

3. Nee-zeggen

Ook al ruim jij nu meer tijd in voor flow, dat betekent niet dat andere mensen opeens minder aan je gaan vragen. Collega’s vragen of je een extra werkgroep wilt voorzitten, op de sportclubs en scholen van je kinderen hebben ze een eindeloze hoeveelheid vrijwilligerswerk voor je, de Vereniging van Eigenaren zoekt nog een nieuwe penningmeester, er komt een interessante cursus op Facebook voorbij, et cetera. Voor je het weet ga je te veel verplichtingen aan, kom je niet aan een flow toe en raak je misschien zelfs oververmoeid. Zeg daarom vaker ‘nee’, zodat je ‘ja’s’ beter worden. Dit vergt oefening, want de meeste mensen willen anderen niet teleurstellen, maar deze vijf vragen kunnen je op weg helpen:

1. Ben ik te makkelijk te bereiken? Met het risico dat ik in herhaling val: zet je notificaties uit.
2. Heb ik er lang genoeg over na kunnen denken? Je bent niet verplicht meteen antwoord te geven op een verzoek of uitnodiging. Vraag altijd om bedenktijd.
3. Wil ik het uit plichtsbesef? Voor je het weet sta je op een suf familiefeest ongemakkelijk naast een ver familielid, terwijl je ook tijd met je geliefde had kunnen doorbrengen.
4. Hell yeah, or no? Nu je je plichtsbesef hebt genegeerd, is er nog het gevaar dat je op sommige makkelijke verzoeken ingaat omdat het toch niet zoveel kwaad lijkt te kunnen. De Amerikaanse muziekondernemer en auteur Derek Sivers heeft daar een aardige truc voor bedacht: hell yeah or no. Je moet volgens hem alleen op een verzoek ingaan als je reactie ‘hell yeah!’ is. Ben je niet zo enthousiast? Dan is het automatisch ‘no’.
5. Zou ik het doen als het vandaag al was? Ik besteed altijd zonder enige moeite vervelende verplichtingen uit aan mijn toekomstige zelf. Of ik over een kwartaal mee wil doen aan een klanttevredenheidsonderzoek op locatie? Ja hoor! Ik heb dan toch niks in de agenda staan. Dom natuurlijk, want tegen de tijd dat het onderzoek plaatsvindt kom ik er amper aan toe. Daarom probeer ik me nu altijd te bedenken: stel dat deze afspraak vandaag zou zijn, heb ik er dan zin in? Als het antwoord ‘nee’ is, ga ik niet op het verzoek in.

Als je bovenstaande vragen geregeld stelt, ga je waarschijnlijk vaker ‘nee’ zeggen. Hóé je dat doet? Daar zijn boeken over vol geschreven. Ik heb er één voor je gelezen en kwam erachter dat een goede ‘nee’ op het volgende neerkomt: reageer – zodra je weet dat je het niet wilt doen – zo snel mogelijk, houd het beknopt, vermijd nodeloze excuses en bied als het kan een alternatief.

Ruimte voor rust nemen

Als je enkele van deze tips toepast, merk je waarschijnlijk dat je meer werk gedaan krijgt in korte tijd. Het kan verleidelijk zijn om die vrijgekomen tijd óók aan werk te besteden. Zo word je een soort productiviteitsmachine die heel lekker draait tot-ie opbrandt. Verstandiger is om die tijd aan rust te besteden. Het kan ook helpen aangename rituelen in te roosteren. Uit sommige dingen put je gegarandeerd plezier. Misschien is het een kop koffie met een goede vriend of vriendin. Of een bezoek aan een concert. Of samen hardlopen. Dat zijn helaas ook precies die dingen die snel sneuvelen, door drukte op werk, of de vermoeidheid daarna. Om ervoor te zorgen dat je ze tóch zo veel mogelijk meemaakt, kun je ze het beste inroosteren. Filosoof Marli Huijer zegt daarover: ‘Plaats een paar ankerpunten in je week die het leven voor jou waardevol maken, zoals sporten, naar de film gaan met een vriend of lezen. […] Als je het niet plant, komt het er vaak niet van. Vervolgens deel je je verplichtingen daaromheen in.’ Zo vergroot je de kans dat je momenten van voldoening elke week beleeft en genoeg uitrust. Ik doe dat ook op dagelijks niveau. Zo probeer ik elke middag een korte wandeling te maken, om mijn gedachten te ordenen en wat beweging te krijgen.

Dit verhaal komt uit het Dankboek van Ernst-Jan Pfauth. Dat helpt je tevredener te leven door elke dag op te schrijven waar je dankbaar voor bent. Lees hier verder over het Dankboek.

Lees ook
Schrijver Ernst-Jan Pfauth deelt vier simpele manieren om stress te bestrijden